Tourwix Nachricht 14.11.2026   19

Der wichtigste Messegast ist das Reisebüro – und sein Empfang beginnt am Flughafen

Eine Tourismusmesse wird oft an Hallengröße, Ausstellerzahl und Abendempfängen gemessen. Wer jedoch länger in der Branche arbeitet, weiß: Ob eine Messe gelingt, entscheidet sich häufig schon Stunden vor der Eröffnung – in der Ankunftshalle des Flughafens. Dort beginnt der Aufenthalt der Menschen, für die eine Messe überhaupt gemacht wird: der Reisebüros. Wie wir diesen ersten Weg organisieren, zeigen wir auf unserer Seite zu Messe-Transfers mit Tourwix.

Ohne Reisebüros gibt es keine Messe

Hotels stellen aus, Transferunternehmen stellen sich vor, Destinationen werben. Aber wer bringt am Ende die Gäste? In den meisten Fällen sind es Reisebüros. Sie füllen Hotelzimmer, buchen Fahrzeuge und verkaufen Ausflüge. Ein Hotel kann noch so schön sein – ohne Agenturen, die es verkaufen, bleiben viele Betten leer.

Tourwix-Gründer Jahangir Gadimov sagt dazu: „Ohne Reisebüros gibt es keine Anbieter, keine Touristen und keine Hotelgäste. Die Agenturen sind die Schlüsselpersonen jeder Messe. Wer sie einlädt, übernimmt Verantwortung für jede Minute ihres Aufenthalts – und die erste Minute ist die am Flughafen.“

Der erste Eindruck entsteht in der Ankunftshalle

Ein Agenturinhaber, der nach einem frühen Flug in Antalya landet, hat einen eng getakteten Plan: Hotel, kurz frisch machen, dann die ersten Termine auf der Messe. Steht niemand mit dem Namensschild bereit oder kommt das Fahrzeug erst nach langer Wartezeit, verschiebt sich alles. Ein Termin fällt aus, der nächste beginnt gehetzt.

Wenn ein Messetransfer zu spät kommt, wirkt das weit über den einen Tag hinaus. Typische Folgen, die man branchenweit beobachten kann:

• Verpasste Termine: Gespräche, die wochenlang vorbereitet wurden, finden nicht oder nur verkürzt statt.
• Ein schwacher erster Eindruck: Der Gast verbindet die ganze Messe mit der Wartezeit am Flughafen.
• Weniger Teilnahme im Folgejahr: Wer sich nicht gut aufgehoben gefühlt hat, überlegt zweimal, ob er wiederkommt – und erzählt es Kollegen.

Gadimov formuliert es so: „Eine Agentur, die am Flughafen warten muss, verliert nicht nur Zeit. Die Messe verliert Vertrauen. Und dieses Vertrauen fehlt dann im nächsten Jahr. Deshalb stehen wir immer auf der Seite der Agentur.“

Was die ATF 2026 gezeigt hat

Bei der Internationalen Tourismusmesse Antalya (ATF), die vom 26. bis 28. Oktober 2026 im ANFAŞ in Antalya stattfand, hat Tourwix die operative Infrastruktur für die Flughafenempfänge und Transfers der ausländischen Reisebüros bereitgestellt, die von HelloOtel betreut wurden. An einem einzigen Tag liefen bis zu 800 Gäste über das System. Das Tourwix-Team war am Flughafen und auf der Messe vor Ort.

HelloOtel (hellootel.com) gehört aus Sicht von Tourwix zu den besten Plattformen, die Hotels und Reisebüros zusammenbringen – laut HelloOtel sind es über 28.000 Agenturen. Gadimov: „HelloOtel holt die Agenturen an einen Tisch mit den Hotels. Unsere Aufgabe ist, dass sie entspannt an diesem Tisch ankommen.“

So sieht ein guter Messetransfer aus

Aus der Praxis lassen sich sechs Punkte ableiten, die einen Messetransfer verlässlich machen:

1. Eine gemeinsame Liste. Jeder Gast ist ein Datensatz mit Flug, Hotel und Uhrzeit. Disposition, Fahrer und Empfangsteam sehen denselben Stand.
2. Flugverfolgung. Verspätungen und frühere Landungen werden erkannt, bevor der Gast am Band steht – die Abholung wird angepasst, nicht improvisiert.
3. Empfangsteam in der Ankunftshalle. Sichtbare Ansprechpartner mit Namensschild, die Gäste zum richtigen Fahrzeug bringen.
4. Feste Shuttlezeiten zur Messe. Klare Abfahrten vom Hotel zum Messegelände, die vorab kommuniziert werden.
5. Ein Ansprechpartner. Eine erreichbare Person für Änderungen – statt fünf Chats mit fünf Antworten.
6. Rückfahrt mitplanen. Messeende, Abendtermine und Abflugzeiten gehören von Anfang an in die Planung.

Reisebüros, die diese Arbeitsweise auch außerhalb der Messe für ihre eigenen Gäste nutzen möchten, finden alles Weitere im Tourwix-Programm für Reisebüros: eigenes Panel, Buchungen im Namen der Gäste und Agenturpreise.

ATF 2027: Transfers jetzt früh planen

Laut Ekonomi Gazetesi findet die ATF27 vom 26. bis 28. Oktober 2027 statt. Ein Jahr klingt nach viel Zeit, doch gerade Gruppenreisen profitieren von früher Planung:

• Gästeliste früh anlegen – mit Namen und Kontaktperson, Flugdaten können später ergänzt werden.
• Hotels genau benennen – in Antalya liegen viele Häuser in verschiedenen Zonen, ein vollständiger Name spart Umwege.
• Ankunftsfenster bündeln – wer Flüge zeitlich nah zusammenlegt, erleichtert gemeinsame Abholungen.
• Termine außerhalb der Messe einplanen – für Hotelbesuche zwischendurch eignet sich ein Fahrzeug mit Fahrer auf Stundenbasis.

Je früher die Daten vorliegen, desto ruhiger wird der erste Messetag – für die Agentur und für alle, die sie empfangen.

Ihre Meinung

Wie war Ihre letzte Ankunft zu einer Fachmesse – wurden Sie pünktlich empfangen, oder hat die Wartezeit Ihren ersten Messetag geprägt? Was meinen Sie? Schreiben Sie uns Ihre Erfahrung.

Häufige Fragen

Warum sind Reisebüros die wichtigsten Gäste einer Tourismusmesse?
Weil Reisebüros die Gäste bringen: Ohne sie gibt es keine Buchungen für Hotels, Transferunternehmen und andere Anbieter. Auf der Messe treffen sie ihre Entscheidungen für die nächste Saison.

Was gehört zu einem guten Messetransfer?
Eine gemeinsame Gästeliste, Flugverfolgung, ein Empfangsteam in der Ankunftshalle, feste Shuttlezeiten zur Messe, ein erreichbarer Ansprechpartner und eine geplante Rückfahrt.

Wann findet die ATF 2027 statt?
Laut Ekonomi Gazetesi vom 26. bis 28. Oktober 2027.

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